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[Microsoft Forms] Visão Geral

Atualizado: 18 de ago. de 2022

O Microsoft Forms é uma ferramenta que possibilita a criação e edição de formulários e questionários. A ferramenta possui diversas funcionalidades que te ajudarão na criação desses itens, e nesse post você aprenderá:

  • A diferença entre Formulários e Questionários;

  • Modos de visualização, Temas e Configurações Gerais;

  • Como criar um Formulário e um Questionário;

  • Tipos de perguntas;

  • Análise de respostas;

  • Atribuir pontuação;

  • Opções de Compartilhamento.

É importante ressaltar que o Microsoft Forms pode ser utilizado por quem possuir as seguintes licenças: Office 365 Para Educação A1 Plus, A5 e para quem adquiriu a licença E3 antes que ela fosse descontinuada; Microsoft 365 Apps for business Basic, Standard, Premium, Corporativo, Enterprise E1, E3, E4 (adquirida antes que fosse descontinuada) e E5; Contas Pessoais Microsoft Hotmail, Live e Outlook.



Acesse o Microsoft Forms através dos aplicativos de sua conta do Office, ou através do endereço forms.office.com.

Esta é a tela inicial do MS Forms, observe que temos duas opções de criação, Novo Formulário e Novo Questionário. A diferença entre ambos está no fato de que os Questionários podem ter pontuação e respostas corretas, possuindo um caráter mais avaliativo, enquanto que os Formulários não exigem esse tipo de validação.

Ao clicar em Novo Formulário ou Novo Questionário, na tela seguinte você verá as seguintes opções no menu superior direito (a função Compartilhar será abordada no fim do post):

Clicando em Visualização, você poderá ver como seu formulário será exibido, tanto em Computadores quanto em Smartphones, para os usuários que o acessarem. Clique em Voltar para sair do modo de Visualização.






Ao clicar em Tema, você terá algumas opções de customização para seu Formulário ou Questionário, podendo escolher entre designs Pré-Definidos, imagens da Internet, do OneDrive ou até mesmo fazer o upload de imagens de seu computador.








Clicando no ícone ... você verá a opção Configurações. É aqui que você define as permissões de acesso ao seu Formulário ou Questionário (usuários de contas Microsoft gratuitas só podem configurar o acesso como público), se ele pode ser respondido anonimamente, a ativação do mesmo ao Aceitar Respostas, a janela de tempo em que ele pode ser respondido, o envio de notificações por e-mail quando um usuário finalizá-lo, dentre outras opções que você pode observar nas imagens abaixo.


Em relação ao conteúdo de um formulário, serão demonstrados alguns passos a seguir, como os tipos de perguntas que podem ser feitas, algumas configurações sobre a estrutura do formulário, e também como visualizar os resultados desse formulário a partir das respostas dos usuários. Lembrando que estes passos são os mesmos utilizados para desenvolver questionários, com algumas pequenas diferenças que serão explicadas mais à frente neste post.


Na tela inicial do Forms, ao clicar em Novo Formulário, você já pode definir um título, uma descrição e uma imagem (imagens também podem ser inseridas nos enunciados e nas alternativas de algumas perguntas). Para adicionar perguntas ao seu formulário, clique em + Adicionar Novo.



Após clicar neste botão, você poderá escolher entre diversos tipos de perguntas:



Após a escolha, note abaixo que todos os tipos de perguntas possuem quatro botões no canto superior direito, sendo estes Copiar Pergunta, Excluir, Mover Para Cima e Mover Para Baixo. Note também que em todos os tipos de pergunta você pode marcar a opção Obrigatória (indicada por um * ao usuário que responderá o formulário/questionário), fazendo com que o formulário só possa ser finalizado uma vez que tais perguntas sejam respondidas.

Perguntas do tipo Opção oferecem alternativas, e você pode permitir que uma ou mais sejam checadas por quem responde (Várias Respostas). Também é possível adicionar a opção Outra, caso nenhuma das alternativas disponíveis seja adequada ao usuário.


Perguntas do tipo Texto são utilizadas quando a resposta deve ser feita por escrito. Você também pode definir uma caixa de texto maior ao selecionar a opção Resposta Longa.


Perguntas do tipo Classificação (existem dois modelos desse tipo de pergunta) permitem que o usuário atribua uma nota ou pontuação como resposta. Você pode configurar o modo com que a pergunta é exibida, fornecendo uma descrição para a menor e a maior opção, o símbolo utilizado e também sua quantidade. Observe o exemplo a seguir:


Esta será a visão do usuário nesse tipo de pergunta:



Perguntas do tipo Data são respondidas utilizando um calendário para inserir uma data específica. Veja como este tipo de pergunta aparece para quem elabora o formulário:




Para quem responde, a pergunta se apresenta da seguinte forma:






Perguntas do tipo Classificação (este é o segundo modelo deste tipo de pergunta) são utilizadas quando é necessário que o usuário classifique de cima para baixo algumas alternativas definidas por quem elabora o formulário. Veja como ela aparece para quem elabora:

Para o usuário, esta pergunta se apresenta desta forma, com ícones Para Cima e Para Baixo ao lado de cada alternativa, possibilitando que ele as ordene.


Perguntas do tipo Likert geralmente são utilizadas quando é necessário que o usuário expresse sua opinião através de algumas alternativas disponíveis. O conteúdo escrito na pergunta abaixo foi feito apenas como exemplo, tanto de instruções como de resposta (discordo, concordo, etc). Observe também que é possível adicionar mais respostas e instruções se necessário ao clicar em +


Perguntas do tipo Carregamento de arquivo solicitam que o usuário faça o upload de um arquivo de acordo com aquilo que é pedido no enunciado da pergunta. Você também pode definir limites para o tamanho do arquivo (10MB, 100MB e 1GB) e para a quantidade de arquivos (no máximo 10).

Perguntas do tipo Net Promoter Score são parecidas com as do tipo Classificação, onde você seleciona uma quantidade que define sua opinião sobre aquilo que é perguntado. Geralmente é utilizada no final de formulários para questionar a probabilidade de recomendação, como neste exemplo:


Mas você também pode utilizar esse tipo de pergunta para outras situações, como no exemplo ao lado:




Seções


Ao clicar em +Adicionar Novo, além dos tipos de Perguntas, também é possível inserir Seções em seu formulário. Dentro da nova Seção, ao clicar no ícone ... temos algumas opções:

  • Duplicar Seção, que cria uma nova seção a partir de uma cópia da seção duplicada e de seu conteúdo;

  • Remover Seção, onde também é possível excluir todas as perguntas da seção;

  • Mover Seção, para alterar a ordem com que as seções aparecem no formulário.

Você pode utilizar essa opção para segmentar seu formulário, colocando perguntas de um tipo ou de um tema específico dentro de uma seção, e perguntas de outro tipo ou tema em uma seção diferente. Adicione quantas seções achar necessário.



Ramificações


Ao adicionar Ramificações em perguntas você estabelece uma ordem de direcionamento em seu formulário ou questionário. Isso faz com que, a partir da resposta dada pelo usuário em determinada pergunta que contenha ramificação, ele seja direcionado somente às próximas perguntas relevantes de acordo com tal resposta. Lembre-se que só é possível pode adicionar uma ramificação que direcione à uma pergunta posterior, por exemplo, a pergunta ramificada 3 só pode direcionar para a pergunta 4, 5, 6... e nunca para a pergunta 1 ou 2.


Na pergunta desejada, clique no ícone ... e em Adicionar Ramificação.




Selecione para onde deseja direcionar o usuário dependendo da alternativa que ele irá escolher ao responder o formulário. Veja no exemplo ao lado.





Caso queira remover todas as ramificações adicionadas ao formulário, após clicar em Adicionar Ramificações, volte ao topo da página e clique em ... e depois em Redefinir.



Respostas


Em relação à parte de Respostas, é aqui que você irá visualizar os resultados de seu formulário. Perceba na imagem que são exibidos o número total de Respostas, o Tempo Médio de Conclusão, e também o Status de seu formulário, se ele está ativo e ainda pode ser respondido ou não. Veja que cada pergunta tem suas respostas exibidas em forma de gráfico (diferente para cada tipo de pergunta) para facilitar a visualização. Observe também a opção Exibir Resultados e Abrir no Excel, que serão explicadas a seguir.


Em Exibir Resultados você pode visualizar de forma detalhada como cada usuário respondeu seu formulário, o tempo de conclusão e as respostas de cada pergunta. Também é possível excluir ou imprimir a resposta deste usuário.



Obs: No exemplo ao lado, o formulário estava configurado como público, por isso os usuários estão como anônimos, mas caso o formulário estivesse configurado para ser disponível apenas para membros de sua organização e também para registrar nomes, haveria identificação de quem respondeu.



Ao clicar em Abrir no Excel, é feito o download das respostas do formulário, e ao abrir o arquivo no Excel, ele apresenta as perguntas como colunas e as respostas como linhas.



Especificidades do Questionário


Como dito no início desse post, a estrutura de formulários e questionários é a mesma, com a diferença de que os questionários tem um viés avaliativo, e é justamente aí que entra a diferença entre ambos. Questionários possuem pontuação e lançamento de notas. Ao produzir seu questionário, lembre-se de definir se os usuários poderão visualizar a correção do mesmo logo após o finalizarem, ou somente após as notas serem definitivamente lançadas (algo que será explicado mais abaixo). Clique em ... e em Configurações, depois, clique no botão indicado:



Observe na imagem ao lado que em um questionário você deve definir a resposta correta (ou as respostas corretas, caso opção Várias Respostas esteja habilitada) e também o valor da questão em Pontos. O valor total do questionário é a soma dos pontos de todas as questões.



Na parte de Respostas dos questionários, também observamos algumas diferenças, pois temos a pontuação média entre todos que responderam o questionário, e também dois novos botões, Revisar Respostas e Lançar Pontuação. Note também que a resposta correta das alternativas vem destacada. Note também que ao clicar no ícone ... você tem as opções de exclusão das respostas e de obtenção de resumo, que exibe essa visão em gráficos das respostas dadas ao questionário.







Clicar em Revisar Respostas permite que você visualize as respostas dadas por cada pessoa que respondeu seu questionário, bem como a pontuação que ela recebeu. Ao clicar no ícone de balãozinho, você pode incluir comentários nas perguntas e alternativas. Também é possível alternar entre filtrar por Pessoas e Perguntas.



Lançar Pontuação é a ação que fará com que você aplique a pontuação e a disponibilize aos usuários que responderam o questionário. Observe que aqui há uma divisão entre Pontuações Lançadas e Não Lançadas. Marque os usuários como indicado abaixo, e clique em Lançar Pontuação.

Obs: Caso você tenha definido que somente pessoas de sua organização possam responder o questionário, elas podem acessar o link compartilhado após o lançamento da pontuação para que chequem suas notas.


Compartilhamento


Depois que seu formulário ou questionário já estiver pronto, é hora de compartilhá-lo para que ele possa ser respondido. Clique em Compartilhar no canto superior direito. Aqui você pode novamente definir quem poderá responder seu formulário/questionário, se ele será público ou destinado somente à sua organização. Observe também os quatro ícones sublinhados de compartilhamento:

  • Link - para colar no navegador;

  • QR Code - para acessar ao ler o código com a câmera do celular;

  • Inserir -para incluir o formulário em uma página de site;

  • E-mail – para enviar o formulário/questionário por e-mail.











Também é possível compartilhar seu formulário/questionário como Modelo, para que qualquer pessoa possa montar seu próprio formulário/questionário a partir dele. Há também a possibilidade de Compartilhar para Colaborar (apenas para usuários com licenças pagas do Office 365), onde várias pessoas podem trabalhar na produção de um mesmo formulário, basta definir quem irá participar dessa colaboração a partir das seguintes opções.

Tanto em compartilhar como Modelo quanto para Colaborar, basta copiar o link que é gerado e então distribuí-lo para quem julgar necessário.



Se esse post te ajudou a realizar seu próprio Formulário ou Questionário, deixe seu comentário e se inscreva em nosso blog para receber em primeira mão as melhores novidades do mundo Microsoft.

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