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Microsoft Teams Premium

Atualizado: 14 de fev. de 2023

A pandemia de Sars-Cov-2 acelerou diversas mudanças nos padrões de trabalho a nível mundial. Atualmente, os chamados trabalhos híbrido e/ou remoto são, simplesmente, formas convencionais de trabalho. Muitas empresas possuem um time de colaboradores que hoje está conectado a internet, porém distribuído por várias localidades diferentes. Na grande maioria dos casos, estes funcionários relataram que, quando migraram de um regime de trabalho presencial para um híbrido/remoto, houve um aumento em sua produtividade. Mas, para realizar a capacitação e obter engajamento deles de uma forma contínua e escalável, é preciso que os novos adventos da tecnologia facilitem e flexibilizem ainda mais o trabalho híbrido/remoto.


Muitos colaboradores empregam a maior parte do tempo durante o trabalho em reuniões que ocorrem em ambientes virtuais ou híbridos. Desta forma, os gestores das empresas precisam de uma solução articulada que aprimore as experiências de participar de reuniões e lhes permita fazer mais em menos tempo. Hoje, muitas organizações compram produtos adicionais para seminários online (Webinars), reuniões virtuais e inteligência de reuniões que são caros e as vezes não possuem integração entre si. Deve haver uma forma de obter todos estes recursos de forma integrada, e sem pagar tanto.


Com estes objetivos em mente, o Microsoft Teams Premium foi desenvolvido.


Microsoft Teams Premium é um novo produto pago, baseado na experiência existente do Microsoft Teams, com características extras que auxiliam a transformar as reuniões virtuais feitas no Teams em encontros ainda mais personalizados, inteligentes e seguros. Ele também oferece características integradas premium para situações específicas de reuniões, incluindo compromissos virtuais e Webinars.


REUNIÕES PERSONALIZADAS

Não existe apenas um único tipo de reunião. E cada tipo demanda um ambiente específico com configurações particulares para que um encontro ocorra de forma eficiente e otimizada: por exemplo, não é recomendado organizar um encontro confidencial em uma lanchonete, ou pedir para um convidado ir a um estádio para participar de uma reunião individual. Por conta do tempo precioso que pode ser perdido quando se adicionam muitos detalhes nos parâmetros de uma reunião online, é extremamente importante que configurações pré-estabelecidas relevantes estejam disponíveis para os agendadores de reuniões.


Os novos guias para reuniões (chamados de Meeting Guides ou Meeting Templates em inglês) do Teams Premium ajudam a criar uma experiência ideal para reuniões. O guia é adaptável e pode ser facilmente administrado por profissionais de TI. É possível escolher entre uma guia de reunião, como uma chamada de cliente, reunião de Brainstorming ou chamada de suporte técnico (conhecida em inglês como Help Desk) e as opções já estarão definidas, diminuindo o tempo e esforço gastos para configurar uma reunião. Além disso, os gestores podem ter a certeza de que todas as reuniões seguirão as melhores práticas e políticas que a empresa determinar.


Exemplos de três guias de reunião customizados. Tais guias facilitam a automatização do setup para uma nova reunião. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


Várias empresas realizam investimentos pesados para inserir a sua marca em seus ambientes de trabalho e nos produtos que fornecem aos seus clientes e colaboradores. Porém, estes mesmos empreendimentos não conseguiam incluir essa mesma marca em suas reuniões virtuais. Mas isto agora mudou: com o Teams Premium, é possível aplicar uma marca de reunião personalizada em particular no lobby da reunião, além de criar planos de fundo para que os colaboradores possam usar e a TI administrar, permitindo um novo nível de aplicação da marca da empresa no dia-a-dia.


Exemplos de lobby de reunião com uma marca customizada. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


LEGENDAS TRADUZIDAS E RECAPITULAÇÃO INTELIGENTE

Existe um consenso de que colaboradores gastam uma quantia significativa de tempo em reuniões. Mas elas são produtivas de fato? Não são incomuns relatos de funcionários que participaram de reuniões que gostariam de ignorar, mas que precisavam escutar para se manter atualizados sobre um ou mais assuntos.

Porém, mesmo estando presente na reunião, um colaborador pode acabar não coletando no tempo/momento certo todas as informações que precisa, seja porque ocorreu um problema de conexão, ou porque outro fator ambiental/psicológico desviou o foco do funcionário para outra coisa. Além do mais, um colaborador possivelmente pode escolher se ausentar de uma ou mais reuniões para direcionar o seu foco para tratar de demandas que precisem de atenção priorizada.

Em ambos os casos, depois este colaborador revisa transcrições e gravações das reuniões para coletar e anotar informações que são de relevância para ele. No entanto, este é um processo demasiadamente oneroso para o colaborador. E se existisse uma forma deste processo ser agilizado ou até mesmo automatizado por algum meio digital?


Com o Resumo Inteligente (também chamado Intelligent Recap) do Teams Premium, a inteligência artificial (IA) foi incorporada as reuniões: mesmo que um colaborador não possa estar presente, o GPT 3.5 da Open AI gera itens importantes para anotação, como tarefas recomendadas e highlights personalizados. É como ter um assistente virtual que participa de todas as reuniões. Esta funcionalidade tem aplicações fundamentais em diversos tipos de encontros, como por exemplo Follow Ups, Daily Scrums e Conselhos de Classe.


Além disso, o resumo inteligente cria gravações com capítulos e insights gerados automaticamente (por exemplo: quando o nome de um colaborador for mencionado, quando uma tela for compartilhada, ou quando alguém necessitar sair de uma reunião mais cedo), para ajudar um funcionário a descobrir quais foram os momentos cruciais do encontro para ele.


Como as funcionalidades referentes ao Resumo Inteligente serão liberadas de forma gradual, o sistema também será aprimorado para que ele identifique e sugira conteúdos de reunião que são relevantes de acordo com o grau de proximidade entre os colaboradores, facilitando buscas por transcrições de feedbacks de gestores imediatos, por exemplo.


O resumo inteligente proporciona destaques personalizados das reuniões para ajudar um colaborador a se concentrar no que é mais importante. (Vídeo: Reprodução/Microsoft)


As reuniões virtuais permitem conectar-se com mais indivíduos do que era possível antes. No Teams, com as novas legendas e transcrições ao vivo, que são atribuídas ao palestrante, é possível acompanhar com clareza quem está falando o quê. Porém, quando várias pessoas falam diferentes línguas, como garantir uma comunicação fluida? A tradução ao vivo para legendas oferta traduções em tempo real geradas através de inteligência artificial para 40 idiomas, para que todos os participantes possam ler as legendas na sua própria língua. Se o anfitrião tiver o Teams Premium, todos os presentes poderão aproveitar as legendas traduzidas e eliminar as barreiras linguísticas para que as chamadas e reuniões sejam produtivas e facilitadas.


Barreiras linguísticas durante as reuniões são reduzidas devido a tradução ao vivo para legendas. (Vídeo: Reprodução/Microsoft)


SEGURANÇA APRIMORADA E MARCA D'ÁGUA

Configurar uma nova reunião é simples: basta criá-la no Teams e enviar o convite. Contudo, há ocasiões em que as informações passadas durante uma reunião são sigilosas para o empreendimento, ao mesmo tempo que é exibida ou debatida. Reuniões de diretoria, decisões financeiras e análises para lançamentos de produtos não divulgados, são alguns exemplos de eventos que necessitam de grandes medidas de segurança para proteger as informações provenientes deles.


Com a proteção avançada de reuniões no Teams Premium, agora é possível proteger encontros confidenciais. As novas configurações de reunião, como marca d’água para evitar vazamentos, e restrições sobre quem pode gravar, oferecem uma camada adicional de proteção para manter as conversas em segredo. E, para usuários do Microsoft 365 E5 com demandas de segurança mais avançadas, é possível utilizar os selos de confidencialidade já utilizados na Proteção de Informações do Microsoft 365 Purview para aplicar automaticamente as configurações de reunião apropriadas. Isto facilita ainda mais a configuração de reuniões protegidas: basta selecionar um dos selos de confidencialidade já existentes e deixar que a automatização tome conta do resto. Os administradores de conformidade podem editar seus selos existentes no Centro de Conformidade e Segurança para impor as opções de encontro que sejam imprescindíveis quando o selo é usado em uma reunião.


Aplicação de configurações de reunião do Teams com base em rótulos de sensibilidade. (Imagem: Reprodução/Microsoft)

Aplicação de marcas d'água personalizadas em palestrantes durante uma reunião. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


COMPROMISSOS VIRTUAIS

Existem vários indivíduos que não possuem habilidades com tecnologia suficientes para acessar com êxito uma reunião virtual, assim como ter problemas para realizar login, ou até mesmo esquecer de comparecer a um compromisso em primeiro lugar. Com o Teams Premium, é possível simplificar a experiência para que os clientes recebam avisos por SMS e participem de compromissos virtuais personalizados em seus dispositivos móveis, sem a necessidade de realizar download do Teams.


Em um telefone celular, uma vez que o aviso por SMS foi recebido, basta que o cliente clique no link para entrar em uma sala de espera do compromisso virtual, e responda o anfitrião do encontro que o estará esperando em uma sala de bate-papo. Assim que a resposta for recebida pela anfitrião, tal reunião será iniciada.


Exemplos de avisos por SMS que são enviados para o cliente, e de compromissos virtuais que ocorrem sem a necessidade de baixar softwares extras. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


Para facilitar o trabalho das pessoas agendadoras de compromissos, o Teams Premium oferece um local com recursos avançados, denominado compromissos virtuais (também chamado de Virtual Appointments em inglês), para realizar a gestão e configuração de todas os compromissos virtuais, sejam elas agendadas ou sob demanda.


Exemplos da gestão de compromissos virtuais por cliente. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


Exemplos da gestão de compromissos virtuais por ordem de ocorrência no dia. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


Um organizador de reuniões pode ter interesse potencial em obter métricas sobre os atendimentos realizados e participações dos clientes nos encontros ao longo do tempo, de modo a gerar insights e tendências a partir de tais métricas para melhorar os resultados do negócio e a experiência do cliente. Para isso, o Teams Premium possui uma funcionalidade, denominada análises em nível de equipe, departamento e organização (também chamado de Analytics em inglês), que realiza a geração automática de: (a) métricas como porcentagens de ausências de clientes, tempos de espera e análises em nível de calendário, e (b) relatórios que abordam tendências ao longo do tempo com possível detalhamento de dados de compromissos individuais.


Exemplo de uma aba de análises. As análises mostradas na imagem incluem as tendências ao longo do tempo e a capacidade de detalhar os dados de compromissos individuais. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


WEBINARS AVANÇADOS

Muitas empresas ainda utilizam as funções básicas de Webinar com registro de até mil participantes que estão disponíveis nas ofertas do Office 365 e Microsoft 365. Com este tipo de público em mente, o Teams Premium oferece as opções de Webinars Avançados com várias subfunções para auxiliar tais empresas a realizar melhores gestões das atividades antes e durante o evento, assim como a oferecerem experiências de alta qualidade para seus clientes.


Uma destas subfunções é a lista de espera de registro com aprovação manual. Potenciais participantes de um evento poderão se inscrever nele, mesmo se a capacidade máxima dele foi atingida. Os horários de início e término da inscrição podem ser personalizados de acordo com o interesse do organizador do evento. Assim que o cadastro de um participante for finalizado, ele será automaticamente adicionado a lista de espera. No momento que novas vagas se tornarem disponíveis, as pessoas na lista serão automaticamente transferidas para um estado de aprovação pendente, e neste momento o organizador do evento poderá manualmente revisar informações de cadastro dos futuros participantes e aprovar/rejeitar a admissão deles no evento.


Exemplo de uma lista de espera para um Webinar. Estatísticas de participantes admitidos, rejeitados, e pendentes de aprovação são mostradas na tela para auxiliar na gestão da lista. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


De modo a minimizar as chances de participantes perderem o evento devido a esquecimentos, um organizador de evento pode enviar e-mails de lembrete automatizados antes dele ocorrer. Estes e-mails são enviados no dia do evento para quaisquer participantes que realizaram a sua confirmação nele, e incluem detalhes do Webinar, um cabeçalho personalizado da empresa, e um link para ingressar no evento.


Exemplo de um e-mail de lembrete de evento que foi enviado de forma automatizada para um participante confirmado. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


Antes de um Webinar Avançado, os participantes são recebidos com uma tela de boas-vindas e, enquanto esperam pelo início do evento, poderão usar o chat da reunião, bem como um segundo chat dedicado para perguntas e respostas, para interagir com os apresentadores e demais participantes do evento. Ao mesmo tempo, os anfitriões e demais apresentadores podem se reunir em uma sala de espera virtual (chamada de Green Room in inglês) separada dos participantes para gerenciar várias ações nos bastidores, como monitoramento do chat principal, e da seção de perguntas e respostas, gerenciamento de configurações dos participantes, e revisão de tópicos importantes para apresentação.


Exemplo de apresentadores reunidos em uma sala de espera virtual antes do início de um evento. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


Qualquer Webinar está sujeito a ocorrência de distrações que façam seus participantes perderem o foco no que está sendo apresentado. Mas um organizador de um Webinar avançado pode selecionar exibições (através da função Bring On Screen) de modo que os participantes vejam apenas os conteúdos compartilhados e os apresentadores que realmente importam para o momento. Estas exibições podem ser customizadas para incluir vários palestrantes com uma apresentação, ou até mesmo um ou mais participantes que optam por interagir ao vivo no Webinar.


Exemplo da gestão de exibições em ação. O organizador do evento mostra na tela principal para os participantes somente os apresentadores relevantes para o momento. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


De modo a aumentar a qualidade de Webinars (e demais apresentações), e mostrar conteúdos mais dinâmicos para os participantes, o novo recurso RTMP-in permite a integração de diferentes feeds de mídia externa em um Webinar. Ao utilizar um codificador externo, e permitir RTMP-in, um apresentador será capaz de transmitir ao vivo uma fonte RTMP personalizada, seja um vídeo produzido profissionalmente ou compartilhamento de tela de alta qualidade, para todos os participantes do evento.


Exemplo de transmissão de um tipo de mídia diretamente para um Webinar através do recurso RTMP-in. (Imagem: Reprodução/Microsoft)


Os primeiros recursos foram divulgados em Dezembro de 2022 como parte de uma versão prévia do Teams Premium, sendo que a maior parte dos componentes do Teams Premium foram disponibilizados para testes de 30 dias em Fevereiro de 2023. Está previsto para que os recursos de resumo inteligente comecem a ser implementados no primeiro semestre de 2023. É esperado que uma licença para o Teams Premium tenha um custo mensal de aproximadamente US$ 10 (ou R$ 52,05 reais) por perfil, mas o preço oficial será divulgado no momento em que este software estiver disponível para o público neste mês.


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